これだけは知っておきたい、会議で差が付く重要なポイント

目的

会議には目的ごとに種類が分かれます。

まずは会議の目的がどの種類にあたるかを把握しておきましょう。

意思決定の会議

決裁者が物事を進行させるために、意思決定に必要な情報を聞き、最終判断をする会議です。

創造する会議

ブレインストーミングで新企画を考えたり、問題解決のためのアイデアを創出するための会議です。

この会議では他人のアイデアを批判せず、どんな意見でも歓迎することが重要となります。

報告する会議

会議の参加者が普段の業務の報告をし、決裁者が判断をするという会議です。

会議よりも参加者間の業務の共有や、組織での意思決定という側面が大きいです。

ゴールを決める

会議をむやみやたらと行うのではなく、この会議で何が決まればいいのか、何を達成すれば成功ということになるかをあらかじめ決定しておきましょう。

ゴールを会議の参加者が把握できていないと、何のための会議だったか、何を話しているのかが会議途中でわからなくなることもあります。

参加者は厳選する

大人数で会議をした方がたくさん意見が出るのでは、と思いがちですが、会議の参加者が増えると人数が増えた分だけ内容が充実するとは限りません。

むしろ人が多くなることで内容が散らばり、会議の方向性が定まらなくなることもしばしばあります。

また、会議にそこまで重要でない人まで参加させると、その時間の仕事が滞ってしまい生産性が低下します。

ただし、参加者を厳選するあまりに、意思決定に必要な人物であったり、目的達成のために必要な人物を省いてしまってはいけません。

資料は最低限に

大切な時間を割いて行う会議が、資料を読み上げるだけの朗読会になってしまってはいけません。

会議で使用する資料は見やすさを意識するとともに、文章も長々と解説するのではなく重要なキーワードを書き出すよう心がけましょう。

また、会議が始まってから資料を配布するのではなく、事前に参加者に資料をメールで送信し、目を通してもらっておくことも大切です。

役割分担をする

会議では意見を出すことに集中した結果、議題から話が逸れてしまうということが起こります。

それを防ぐためにもあらかじめ会議中の役割分担をしておき、円滑な会議作りを目指しましょう。

役割は基本的には2つあり、1つは進行役(ファシリテーター)で、これは参加者に発言を促したり、話が脱線した時に軌道修正を図る重要な役割です。

進行役は会議の時間管理もする必要があるので、時間配分がしっかりできる人を進行役に任命しましょう。

もう1つは議事録係です。議事録は会議に参加した人はもちろんのこと、参加していない人に会議内容を伝える重要なものです。

会議内容をしっかりと記録し、漏れがないよう注意しましょう。

最後に

ここまでご覧いただきありがとうございました。少しでもこの記事がお役に立てれば幸いです。

さて、実際に会議室を予約して外部で会議を開く際に問題となるのは、会議室までの移動ではないでしょうか。

参加人数が多いと電車での移動が大変ですし、車での移動も駐車場やレンタカーなどの経費の問題があります。

しかし貸切バスなら、指定した場所から会議室まで効率的に移動できますし、移動時間中に車内で会議をすることもできます。

また、通常なら会議室と貸切バスを別々に予約しなければならないところを、当サイトなら一括で予約できます。

ぜひ、この機会に貸切バスでの会議利用をご検討くださいませ。

関連記事

お見積・お問い合わせはこちら

06-6355-0300
受付時間 / 9:00~18:00(日・祝休み)
このページのトップへ