知らないと恥をかくかも?会議におけるアジェンダの意味と目的

アジェンダとは

会議の目的や流れをまとめたもので、あらかじめ会議の目的意義を参加者間で共有しておくことで、より効率的な会議を送ることが期待できます。

アジェンダは会議の案内の役割を果たすとともに、会議の当日は進行役が会議を進め、アジェンダの内容に沿って会議を進行していきます。

なお、アジェンダの代表的な項目としては以下のものが挙げられます。

・会議名
・会議の目的
・会議のゴール
・参加者名
・会議時間
・会議場所
・議題(項目ごとに会議時間)
・資料
・メモ

会議前に進行役がアジェンダを作成しておくとともに、会議開始前にも全体的な流れの説明として、アジェンダの説明をし、円滑な会議を運営できるよう心がけましょう。

要点をまとめる

アジェンダ作成の上で重要なことは、長々と文章を書くのではなく要点を絞って簡潔に書くということです。一つ一つの単語であっても文章ではなく、極力短く分かりやすい言葉でまとめましょう。

要点をまとめて書くことは、一つは分かりやすいという利点がありますが、もう一つはアジェンダを受け取った人が忙しくても読みやすい、という読み手のことを考えた結果でもあります。

目的を明確にする

アジェンダの目的は”会議の目的を明確にする”ことです。

これが定まっていないと会議自体がブレてしまい、最終的に何を決めるための何の会議だったのかわからなくなってしまいます。

つまりアジェンダは会議の根幹を示すもので、アジェンダに沿って議論を進めていくことで会議のブレを無くすことができるのです。

だからこそ、アジェンダを作成する際には要点をしっかりとまとめ、議題ごとにどのぐらいの時間をかけるのか、会議前に入念に計画を練っておく必要があるのです。

当日を意識する

当日どのように議論を進めるか、アジェンダを作る前にしっかりとイメージを固めておきましょう。

アジェンダを見返すだけで、議事録として活用できる状態が理想といえます。

最後に

ここまでご覧いただきありがとうございました。少しでもこの記事がお役に立てれば幸いです。

さて、実際に会議室を予約して外部で会議を開く際に問題となるのは、会議室までの移動ではないでしょうか。

参加人数が多いと電車での移動が大変ですし、車での移動も駐車場やレンタカーなどの経費の問題があります。

しかし貸切バスなら、指定した場所から会議室まで効率的に移動できますし、移動時間中に車内で会議をすることもできます。

また、通常なら会議室と貸切バスを別々に予約しなければならないところを、当サイトなら一括で予約できます。

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