会議前の役割
会議の流れを掴む
進行役（ファシリテーター）は会議前に事前に会議の流れを掴んでおきましょう。
具体的には一体どんな議題があり、何を誰と話すべきなのか。時間は何時から何時までで、どの議題にどれぐらいの時間を使うべきなのか。
過去の経験や議事録をもとに会議の流れを掴み、計画していきましょう。
目的・ゴールの決定
会議前に今回の会議における目的とゴールの決定をしておきましょう。
これがないと会議内容がブレたり、どこで会議を終えたらいいのか落としどころが分からなくなる可能性があります。
参加者の決定
会議の目的・ゴールを決めたら、今回の会議に必要な参加者を決定しましょう。
参加者は多すぎても意見がまとまらないので、社内の人間の特性を考えつつ、決裁者を1人は入れて構成しましょう。
アジェンダの作成
会議全体の流れを自分で決定したら、それらをもとにアジェンダを作成しましょう。
アジェンダは今会議の流れを書いた、いわば会議の設計図のようなものです。
会議の参加者には漏れなく事前に共有しておくとともに、会議前に議題について考えておいてもらうよう周知しておきましょう。
会議中の役割
ファシリテーターは会議前からやることが多いですが、会議開始からがいよいよ本番です。
一番大切な仕事は”会議での円滑な進行”ですので、時間配分に気を付けつつ、各参加者から万遍なく意見を引き出すことも忘れないようにしましょう。
時間管理をする
会議はしっかりと時間を決めて行わないと、ついつい時間が伸びてしまいがちです。
ファシリテーターは時間通りに議論が進行しているかどうかに注意するとともに、終了10分前になったら結論をどうするかを参加者に問いましょう。
参加者の考えを引き出す
節目で適切な問いを投げかけ、参加者の発言の深堀りをしましょう。
よいファシリテーターは議論をより深いものに発展させることができます。
意見を出しやすい雰囲気作り
会議は批判やダメ出しなどを恐れて発言しにくい雰囲気になりがちです。
そのため、まずは意見を歓迎する雰囲気を作り、誰もが意見を出しやすい雰囲気作りをしましょう。
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