会議の進行役を務めるならこれだけは知っておいてほしい5つのこと

目標とゴールの確認

会議を始める前に全体でもう一度今回の会議の目標とゴールを確認しておきましょう。

事前に共有している場合でも、再度ここで周知しておくことが重要です。

もしも会議前に目標とゴールを伝えていないなら、必ずこの場で伝えておきましょう。

役割分担

いよいよ会議の始まり、となったら”進行係”、”議事録係”を1人ずつ任命し、会議を始めましょう。

進行係は(ファシリテーター)は、会議の参加者に発言を促したり、会議中に議題から話が脱線したときに話を元に戻す役割を担います。

また、会議の進行時間も進行役が管理するので、時間配分に問題がないしっかりとした人を進行係にする必要があります。

アジェンダを活用する

会議におけるアジェンダとは、議事項目をまとめたものです。

基本的に会議では以下のアジェンダを記入します。

・会議名
・会議目的
・参加者名
・会議時間
・会議場所
・議題
・配布資料
・メモ

アジェンダは会議のゴールを明確にし、会議の開始時刻から終了時刻を記載することで、だらだらとした会議を防ぎます。

議題についての意見を出す

会議が始まったら”何か意見のある人はいますか?”と聞くのではなく、付箋などを全員に配って意見を紙に書かせましょう。

紙に書くなら発言する必要もないので、意見を出す敷居がグッと低くなります。

また、初めに発言したいだけの人に話をさせると、会議が”考える場”ではなく、ただ”話す”だけの場に成り下がってしまいます。

そういう事態を避けるためにも、まずは全員にアウトプットをしてもらうよう心がけましょう。

進行役は”進行”に徹する

進行役と聞くと意見を聞き、それらをまとめて会議のゴールを決める・・ように感じますが、そんなことはありません。

あくまでも進行役は進行の役割を担っているだけで、会議のゴールを決めるのは参加者の方々です。

会議終了の数分前に意見が分かれているようであっても、どうしましょうか?と問うだけにとどめておきましょう。

最後に

ここまでご覧いただきありがとうございました。少しでもこの記事がお役に立てれば幸いです。

さて、実際に会議室を予約して外部で会議を開く際に問題となるのは、会議室までの移動ではないでしょうか。

参加人数が多いと電車での移動が大変ですし、車での移動も駐車場やレンタカーなどの経費の問題があります。

しかし貸切バスなら、指定した場所から会議室まで効率的に移動できますし、移動時間中に車内で会議をすることもできます。

また、通常なら会議室と貸切バスを別々に予約しなければならないところを、当サイトなら一括で予約できます。

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