議事録の目的は？
議事録の目的は”情報共有”です。
会議に参加できなかった社員やクライアントに、会議で決まったことや議題にあがったこと、決まらなかったことなどを共有することができます。
また、会議の参加者も議事録を見ることで、あとからどんな議論をしたか見返すことができます。
過去の議事録を見る
もし初めて議事録をとるのなら、過去の議事録のフォーマットを参考にするといいでしょう。
今回議事録の基礎項目として例としてフォーマットをあげていますが、会社ごとに必要項目や書き方が異なることが多いです。
もしも自社に過去の議事録があるのなら、そちらを参考にしつつ文章のトーンや語尾や余白を統一しましょう。
なにか理由がない限り、フォーマットを新しくするより過去のものを再利用するほうが見るほうも混乱しません。
とりやすい方法を決める
このあたりの裁量は会社によって異なりますが、議事録はパソコンかノート、もしくはスマートフォンでとることになります。
パソコンやスマートフォンは個人のタイピングの速度によって、議事録の難易度が上がってくるので、基本はノートに書くことをおすすめします。
電子機器だと図を挿入するのが大変ですが、ノートであればどんな書き方でも自由に記録が残せるからです。
便利な道具を使う
議事録を初めてとるので不安だという場合、メモ帳は必須ですが、そこにICレコーダーを加えるといいかもしれません。
ICレコーダーがあれば、聞き逃したところがあっても何度でも聞き直すことができます。
ただし、ICレコーダーだと音声だけなので、誰の発言か分からないという状況になることもあります。
議事録の基礎項目
議事録は会社ごとにフォーマットが微妙に異なっており、これがすべてではありません。
一般的な例として、以下の項目を参考にしてみてください。
・会議名
・開始時刻と終了時刻
・会議場所
・参加者
・会議目的
・決定事項
・会議の概要
・補足事項
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