円滑に会議を進めるために、必ず知っておきたい４つのコツ

会議の準備をする

まずは今回の会議がどういうものなのか、どんな目的があるのかを見定めましょう。

会議のゴールは会議をぶれさせない芯のようなもので、非常に重要なものとなります。

次に議題ごとに議論する時間を想定し、会議全体の時間を決定しましょう。

このとき、時間を意識するあまりに実現困難なタイムスケジュールを組んではいけません。

無理なく、かつ余裕があり過ぎないほど良いスケジュールを組みましょう。

会議においてたくさんの人を集めてしまうと意見が出るのではなく、話の脱線や混乱を招くこともしばしばあります。

本当にその会議に必要な人だけを集めて、質の高い会議作りに努めましょう。

会議の目的・ゴール・時間配分・参加者が決まったら、いよいよアジェンダを作成しましょう。

当日はこのアジェンダに沿って会議が進行しますので、あらかじめどんな会議を行うか共有するためにも、参加者全員にアジェンダを送信しておきましょう。

参加者全員からの意見を求める会議で、もっとも問題となってくるのが意見が出ないこと、です。

これを解決するためにも、会議を始めてすぐに意見を求めるのではなく、世間話など他愛のない話をして参加者全体の緊張を解いてやりましょう。

次にアジェンダにも記入しているとは思いますが、再度全体にこの会議での目標とゴールを伝え、全体の流れを説明しておきましょう。

この時、どんな会議を望むのか、何が重要になるのかを解説しておくと会議の円滑な進行が期待できます。

進行係はアジェンダを作ったり、会議の進行を務めたりとやることが多いですが、会議での雰囲気作りも重要な仕事のひとつになります。

もしあまり会議に慣れていない参加者がいれば、発言しやすい場を作るとともに自ら発言を促すのもいいでしょう。

また、どうしても発言が少なくなってしまうようなら、付箋を用いて議題に対する意見を書いてもらう、というのもひとつの手です。

会議が終了したら、議事録係が社内全体で議事録を共有しましょう。

今回会議に参加できなかった参加者が議論の内容を知ることができます。