必ず押さえるポイント
議事録をとるときに全ての発言をメモしていてはとても間に合いません。
会議がメモ待ちで遅れたりしないようにするためにも、多様な発言の中から重要なものだけを抜き出して必要な発言だけを記録する必要があります。
長々とした発言の中でも聞いてみると不要な箇所が大半だったりするので、要点だけを押さえて記録していきましょう。
さて、そんな要点だけを抜き出す議事録の中でも、記録すべき必須項目があります。
以下の項目に気を付けつつ、重要だと考えられるポイントを記録していきましょう。
・報告事項
・議題に関連する発言
・賛成、反対意見
・決定事項
・保留事項
・今後の課題
メモをとるコツ
ICレコーダーを活用する
会議中のメモだけで不安な場合にはICレコーダーを活用しましょう。
ICレコーダーなら後から何度でも聞き直せますので、万が一聞き逃しても安心です。
ただし、発言者の声が誰のものか特定できないので、議事録に誰の発言だったか記入しておきましょう。
誰の発言なのかを記入する
議事録を後で見返すと、一体誰が発言した意見だったのか分からないときがあります。
頭文字だけでもいいので、メモの横に誰の発言か分かるよう記述しておきましょう。
聞き取れなかった点はその場で確認する
議事録は後で会議に参加していなかった人にも共有する大切な書類です。
日にち・金額・数量などの数値は正確さが第一ですので、万が一聞き取れなかった場合や聞き逃してしまった場合は遠慮なく聞き直しましょう。
色分けする
会議前にあらかじめ項目ごとに色を仕分けておくと、後で見返す際に便利です。
仕上げのことを考えるのであれば、議事録のフォーマットや過去の議事録を参考にするとより効率的に議事録が作成できます。
議題ごとに時間を記入する
どの議題が何時から何時まで行われたか記載しておきましょう。
ICレコーダーを聞き直す際に役立ちます。
あとから加筆できるスペースを空けておく
場合によってはあとからメモに補足をすることもあるので、メモの上下に加筆できるスペースを空けておきましょう。
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