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会議は終わる前が一番大事！会議の終了前後にすべき大切なこと

会議はやって終わりではありません。
むしろそこがスタート地点であり、まだ何も始まっていないのです。

今回は会議におけるもっとも重要な要素、会議後にすべきことを皆さんにお伝えします。

会議の結果確認

会議が終わる直前、大体意見も出そろい結論がまとめられてきたら、全体で今会議で決まったことと、今後すべきことを確認していきましょう。

このとき結論が会議前に全体で共有していた、”会議のゴール”に合っているかどうかもチェックしておきましょう。

事前にアジェンダを作成している会議なら逸れていることはないと思いますが、ここから逸れていた場合は今回の会議の意味があまりなくなってしまいます。

決まったことの確認

会議で一体何が決まったのか、自分の認識にズレがないかどうかを全体に確認しておきましょう。

特に会議後に議事録を作る担当になっているのなら、ここの確認は重要です。

若手だと会議で発言しづらいかもしれませんが、下手に徹して教えを乞うニュアンスで確認をとりましょう。

決まっていないことの確認

会議で決まったことだけではなく、今回の会議で決まらなかったこともあわせて確認しておきましょう。

そして決まらなかったことをどうするのか、次回までに考えておくのか、次回の会議で全体で考えるかなど、重ね重ね聞いておきましょう。

やるべきことを確認

一番重要なのは決まったことを確認して、そして今後どういう行動をとっていくかです。

会議を経て全体に何を周知して何をどう変えていくのか、やるべきことをしっかりチェックしておきましょう。

議事録の作成

会議を終えたら会議内容を社内で共有するために議事録を作成しましょう。

時間が経つと記憶があいまいになるため、議事録は会議後できるだけすぐに作成しましょう。

もし議事録係になったものの、会議中のメモに不安がある人は”ICレコーダー”を活用して何度も聞き返せるようにしておくことをおすすめします。

議事録の共有

会議の内容によって共有する範囲が変わってきます。

どの社員に送る必要があり、誰には送る必要がないのか、上長などに確認しつつ会議後時間が経たないうちに共有しましょう。

最後に

ここまでご覧いただきありがとうございました。少しでもこの記事がお役に立てれば幸いです。

さて、実際に会議室を予約して外部で会議を開く際に問題となるのは、会議室までの移動ではないでしょうか。

参加人数が多いと電車での移動が大変ですし、車での移動も駐車場やレンタカーなどの経費の問題があります。

しかし貸切バスなら、指定した場所から会議室まで効率的に移動できますし、移動時間中に車内で会議をすることもできます。

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