準備不足と言われないために、会議に必ず持っていきたい便利なアイテム

名刺

もし会議に社外の人が出席する予定があったり、社外での会議に出席する場合には名刺が必要になります。

社外の会議で何人と名刺交換するか分からない場合は、余裕をもって多めに名刺を用意していきましょう。

ペン

筆記用具は書類への署名やノートへのメモなど、幅広い利用シーンが想定されます。

ペン1本だけだと万が一壊れてしまった際に困るので、予備用にもう一本持っていくといいでしょう。

メモ・ノート

議事録係でなかったとしても会議の内容をメモすることは重要です。

ノートだけでなく筆記用具も持っていくことをお忘れなく。

ICレコーダー

議事録係に特に重宝するのが”ICレコーダー”です。

ICレコーダーを使えば後から会議内容を聞き返すことが何度でもできます。

ただし、声だけで顔が見えないため、誰が発言したのかをあらかじめメモしておく必要があります。

パソコン

議事録やメモをパソコンでとるという方はノートパソコンを持っていきましょう。

社外の会議で資料を持っていく、という場合にも必須です。

USBメモリ

プレゼンや会議の資料を持っていくなら、USBメモリーをお忘れなく。

パソコンにデータを入れていても動かなくなったりすることが考えられるので、保険としてUSBにデータを入れておくといいでしょう。

デジカメ

ホワイトボードに書かれた会議の内容などを記録するのに役立ちます。

デジカメのSDカードやバッテリーは忘れやすいので、出発前に何度か確認しておきましょう。

ポストイット

主に進行役(ファシリテーター)を務めるときに、参加者に意見やアイデアを抵抗なく出させるときに使います。

アジェンダ

会議での進行表の役割を果たすのが”アジェンダ”です。

おそらく進行役から事前に配布されていると思うので、会議当日にアジェンダをもっていきましょう。

当日の目的やゴール、時間配分などは全てこれをもとに行われます。

ストップウォッチ

会議の残り時間を計測するために持って行ってもいいかもしれません。

飲み物

会議の時間が長かったり、発言を多くすると喉が渇きます。

会議中に抜け出して水分補給をするわけにはいかないので、ペットボトルなどキャップのついた飲み物を持ち込みましょう。

最後に

ここまでご覧いただきありがとうございました。少しでもこの記事がお役に立てれば幸いです。

さて、実際に会議室を予約して外部で会議を開く際に問題となるのは、会議室までの移動ではないでしょうか。

参加人数が多いと電車での移動が大変ですし、車での移動も駐車場やレンタカーなどの経費の問題があります。

しかし貸切バスなら、指定した場所から会議室まで効率的に移動できますし、移動時間中に車内で会議をすることもできます。

また、通常なら会議室と貸切バスを別々に予約しなければならないところを、当サイトなら一括で予約できます。

ぜひ、この機会に貸切バスでの会議利用をご検討くださいませ。

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